Les Plans de Sauvegarde des Collections en cas de Catastrophe. Etat de la Question

Travail de mémoire pour l'obtention du CESID, automne 2001
Romain Bochatey

Ndlr: les liens présents dans ce texte sont valides à la date de rédaction, mais ne sont pas tenus à jour

1. INTRODUCTION

2. TOUR DE LA QUESTION

2.1. Etat de la question en Suisse
2.2. Etat de la question en France
2.3. Etat de la question en Allemagne
2.4. Etat de la question dans les pays anglo-saxons
2.4.1. Grande-Bretagne
2.4.2. Canada
2.4.3. Australie
2.4.4. Etats-Unis
2.5. Conclusion

3. TYPOLOGIE DES PLANS CATASTROPHE

4. DÉFENSE DE L'UTILITÉ D'UN PLAN PARTAGÉ ROMAND

4.1. Pourquoi une institution a-t-elle besoin d'un plan ?
4.2. Pourquoi et pour quoi un partenariat entre institutions romandes ?
4.3. Organisation structurelle du réseau et mise en œuvre

5. CONCLUSION

6. BIBLIOGRAPHIE

1. INTRODUCTION

Il est frappant de constater à quel point la littérature portant sur la gestion des catastrophes dans les bibliothèques et les dépôts d'archives est abondante. Cela tient vraisemblablement aux couples, désastreux dans ces institutions, "eau-papier" et "feu-papier". Il est inutile de rappeler que les fonctions du papier "allumer le feu" ou "pomper l'eau", si précieuses dans certains contextes, sont absolument incompatibles avec celle qu'il a dans les bibliothèques et les archives : "conserver l'information". Dans ces institutions la concentration au mètre carré de ce matériau organique est la plus élevée qui soit et si un sinistre se déclare chaque élément touché (livre, feuillet…) doit être manipulé individuellement, rapidement et souvent dans un état d'extrême fragilité. Cela ne s'improvise pas.

Rédiger un plan catastrophe s'inscrit dans un processus qui le dépasse largement. L’essentiel du processus consiste à créer un comité d’urgence, à définir les risques, à évaluer les collections afin de déterminer les sauvetages prioritaires, à solliciter des compétences, à créer des synergies et à recueillir les informations concernant l'établissement et les prestataires de biens et services en cas de sinistre.

Ce travail se propose de faire un tour d'horizon des expériences de gestion des catastrophes dans les bibliothèques et les archives suisses et étrangères, de baliser les ressources disponibles dans la gestion des catastrophes et d'esquisser un projet de coopération entre bibliothèques et archives de Suisse romande.

2.1. Etat de la question en Suisse

Comment s'est fait le tour de Suisse de la question ?

• En sollicitant les compétences de spécialistes de la conservation (C. Karli [1] [10], D. Mincio [8], A. Giovannini [7]).
• En recherchant et étudiant la littérature suisse sur le sujet.
• En menant une petite enquête auprès des responsables (ou responsables de la conservation) des bibliothèques cantonales de Suisse romande et de quelques institutions aux quatre coins de la Suisse allemande. Un effet "boule de neige" (les réponses à ce questionnaire mentionnant souvent d'autres personnes ou d'autres institutions à contacter) a élargi le cadre de cette enquête.

Que révèlent ces coups de sonde ?

• Le plan catastrophe de la BNS [1] est connu de toutes les institutions contactées. Mieux : bon nombre d'entre elles le possède. Cela signifie que la "visibilité" du plan de la BNS est bonne et qu'il y a, sur ce point du moins, collaboration de la BNS avec ses partenaires nationaux et volonté d'échange de connaissances et d'expériences. L'objectif secondaire de la BNS, émuler d'autres bibliothèques, les inciter à se doter d'un plan catastrophe, est atteint.

• Hormis celui de la BNS, cette recherche n'a pourtant "débusqué" que deux plans catastrophe "validés" : le Plan d'urgence des Archives de la ville de Genève [2] et le Plan d'urgence en cas de catastrophe (eau et feu) [3], presque finalisé, de la BCU Riponne. Ce dernier prend clairement le plan catastrophe de la BNS comme modèle.

• La Zentralbibliothek de Zürich a mis sur pied un groupe d'urgence et plusieurs groupes d'évacuation en cas d'incendie ou d'alerte à la bombe. Le plan d'évacuation vient d'être testé lors de la révision annuelle : le personnel de la bibliothèque (140 personnes) a été évacué en huit minutes. En ce qui concerne le sauvetage des collections, la bibliothèque compte prendre des mesures analogues à celles indiquées dans le plan de la BNS. La démarche de la StUB est similaire. La StUB a conçu un "Brandschutzkonzept" : un groupe d'intervention en cas d'incendie coordonne les actions de responsables d'étage chargés de l'évacuation. Ce "concept" a été testé en 2000 en collaboration avec les pompiers professionnels de la ville de Berne et seront répétés périodiquement. D'autre part un groupe de travail "Conservation", axé sur les collections, a été formé. La StUB dispose en outre d'un atelier de restauration et d'un abri pour les biens culturels qui seraient utilisés en cas de dommages aux collections. Il est intéressant de noter que ces deux institutions, par le biais d'exercices d'évacuation, privilégient la sécurité des personnes : les mesures légales de sécurité applicables en cas d'incident sont renforcées par la création de groupes d'intervention. Cela rappelle bien évidemment que la sécurité du personnel et des usagers, priorité absolue, doit être acquise avant celle des collections. Mais si une institution se dote d'un plan de sauvegarde des collections, se pose aussi le problème de la compatibilité, qu'il s'agit de vérifier, entre la sécurité des personnes et la sécurité des collections : y a-t-il, par exemple, une coordination entre les responsables de la sécurité des personnes et les responsables de la sécurité des collections, a-t-on tout mis en œuvre pour éviter que les uns aillent sur les brisées des autres ?

• A défaut de véritable plan d'urgence, les autres institutions contactées ont recours à différentes béquilles ou ersatz de plan plus ou moins élaborés :

• consignes convenues avec les sapeurs-pompiers ;
• collaborations "plus ou moins formelles" avec le responsable cantonal de la protection des biens culturels ;
• améliorations ponctuelles des systèmes de sécurité contre l'incendie et l'effraction ;
• protection accrue des collections précieuses, des manuscrits et des exemplaires du Dépôt légal ;
• mesures préventives simples (exemple : si un ouvrage est acheté en deux exemplaires, le deuxième exemplaire reçoit une autre cote et sera donc placé dans un autre lieu du bâtiment) ;
• confiance accordée aux dispositions cantonales de protection contre l'incendie (on s'en remet à l'équation : canton = "gardien" de l'institution et de ses collections).

• Les Archives sont très dynamiques :

• les Archives de la Ville de Genève se sont dotées d'un plan d'urgence en 1999 ;
• l'Association vaudoise des archivistes (AVA) a organisé en décembre 1999 une journée consacrée à la protection des archives contre le feu et l'eau [6]. Tous les acteurs concernés étaient réunis : experts de l'Etablissement cantonal d'assurance contre l'incendie et les éléments naturels, représentant de la Protection des biens culturels, membre du corps des sapeurs-pompiers, spécialiste en restauration documentaire. Leurs interventions, en couvrant les trois pôles de la prévention, de l'intervention lors du sinistre et de la réparation, ont permis d'établir une géographie des savoirs ;
• Le Forum des Archivistes genevois a évoqué récemment la possibilité de mettre sur pied un groupe de travail et de réaliser un "modèle" qui puisse être utile à l'ensemble de la communauté locale.

Plusieurs institutions romandes contactées ont avoué avoir eu des velléités de projets de plans d'urgence, on pourrait même déceler dans ces aveux une trace de mauvaise conscience… Les conditions semblent désormais réunies pour que ces velléités se transforment en volontés déterminées : l'enquête montre un intérêt certain pour le problème des plans d'urgence, les efforts individuels consentis par la BNS, les Archives de la Ville de Genève et la BCU Lausanne sont autant de jalons ouvrant la voie, un certain frémissement se fait sentir autour de l'idée de plan partagé… On verra plus loin que les programmes d'assistance mutuelle canadiens ou américains pourraient être aménagés et servir d'exemple à la communauté romande.

Ressources bibliographiques et webographiques pour la Suisse :

[2] Archives de la ville de Genève, Plan d'urgence, 1999.

[4] Archives de l'Etat de Berne, Dégâts d'eau dans des archives – Que faire ?, 1996.

Cet ouvrage contient une liste de fournisseurs pour la Suisse, la France et la Belgique.

2.2. Etat de la question en France

D'après B. Calenge la "question des plans d'urgence se heurte à un immense vide dans la littérature francophone". Pourtant le concept de plan d'urgence n'est pas une nouveauté en France : la littérature secondaire en parle depuis une dizaine d'années, des notes officielles émanant de la Direction du livre et de la lecture (DLL) ont été publiées. Si beaucoup d'établissements ont fait des efforts dans le domaine de la conservation, si des procédures d'évacuation des collections ont été prévues pour certaines collections précieuses, on ne trouve pas de bibliothèque ayant validé "officiellement" un programme de sauvetage. Certes il existe un Modèle de plan [15] mais il n'a pas été possible de savoir si des institutions l'ont adapté et adopté. Ph. Vallas [13] fait remarquer que la sécurité des collections en France est surtout axée sur le microfilmage et la restauration (opérations pourtant nettement plus onéreuses qu'un programme de sauvetage) alors que l'état général des locaux, loin d'être satisfaisant, augmente l'éventualité d'un sinistre. Ce paradoxe serait dû à un scepticisme de la profession quant à l'efficacité des plans d'urgence et quant à la possibilité d'une catastrophe majeure. L'incendie de la bibliothèque centrale Lyon 2-3 [18] aura vraisemblablement levé cette dernière incrédulité.

En cas de catastrophe des institutions comme le DLL, le Centre Interrégional de Conservation du Livre (CICL) et la Direction des archives de France (DAF) donnent des conseils sur les mesures à prendre pour sauver les collections.

Notons d'ailleurs que la BnF "peaufine en ce moment un plan d'urgence ou disaster plan, qui devrait être achevé en 2002". Le responsable de ce plan, J.-P. Roze, a fait remarquer que les plans de la bibliothèque du Congrès et des bibliothèques nationales d'Australie, du Québec et de Suisse ont servi de modèles à la BnF [19]. On peut imaginer que ce plan aura le même impact sur les bibliothèques françaises que celui de la BNS sur les bibliothèques suisses.

Ressources bibliographiques et webographiques pour la France :

2.3. Etat de la question en Allemagne

Même si les bibliothèques allemandes, depuis 1945, ont été épargnées par les catastrophes, elles ont été sensibilisées au problème de la gestion des catastrophes depuis quelques années. La commission pour la conservation (Bestandserhaltung) du Deustchen Bibliothekinstitut (DBI) s'est penché depuis 1994 sur le problème de la gestion des catastrophes et a proposé aux bibliothèques non seulement un aide-mémoire mais aussi des conseils et une aide sur place en cas de catastrophe. La collection "dbi-materialen" consacre d'ailleurs plusieurs numéros à la gestion des catastrophes [21]. Notons encore que l'équivalent allemand de la "Protection des biens culturels" anime depuis peu des séminaires, que l'Archivschule de Marburg propose dans son cursus des cours spécifiques portant sur la gestion des catastrophes et que des sociétés comme Schempp proposent aux bibliothèques, archives et musées de prendre en charge de A jusqu'à Z la gestion des sinistres.

Ressources bibliographiques pour l'Allemagne :

2.4. Etat de la question dans les pays anglo-saxons

En Grande-Bretagne, au Canada, en Australie et surtout en Etats-Unis, de très nombreux établissements ont élaboré un plan d'urgence et le font savoir, haut et fort, à travers leurs pages web. Dans ces pays le plan d'urgence est l'une des pierres d'angle de la politique de conservation.

2.4.1. Grande-Bretagne

En Grande-Bretagne, la British Library joue son rôle de leader et, par le biais du National Preservation Office (NPO) [25], encourage les bibliothèques plus modestes et les conseille dans la réalisation de leurs plans. L'incendie de la Norwich Central Library en 1994 a fortement marqué les esprits et une large enquête a été menée par le NPO pour savoir où en était la gestion des catastrophes dans les bibliothèques anglaises : en 1995, soixante-deux bibliothèques possédaient déjà un plan écrit de gestion des catastrophes [25]. La National Library of Scotland est une pionnière dans ce domaine et a développé il y a plus de dix ans un programme de gestion des sinistres [28]. Le "M25 consortium of higher education libraries", fondé à Londres en 1993 dans le but d'encourager la coopération entre les bibliothèques membres (une centaine), a mis au point un modèle de plan catastrophe et propose à ses membres une convention d'aide mutuelle en cas de catastrophe. Le site qui accueille ce modèle de plan est très élaboré puisqu'il se double de son mode d'emploi, et était finaliste aux "Computing magazine web awards" en 1999 [30]. On voit bien là la portée pédagogique visée par le consortium : il ne s'agit pas seulement d'aider et d'encourager les bibliothèques à se doter d'un plan mais aussi de développer une véritable culture de gestion des catastrophes (disaster management culture).

Ressources bibliographiques et webographiques pour la Grande-Bretagne :

2.4.2. Canada

Au Canada, le premier sommet national sur le patrimoine et les mesures d’urgence a eu lieu à Québec en 1996. L'entente tacite entre la Bibliothèque Nationale du Canada, les Archives nationales du Canada et l'Institut canadien de conservation (ICC) [31] s'est officialisée et ces établissements se sont constitués en réseau, le but étant l'élaboration de programmes d'assistance mutuelle et de mise en commun des ressources. Un Protocole d'entente a été signé qui rappelle que le succès de toute intervention lors d'un sinistre repose sur la capacité de faire appel aux autres établissements si l’on n’a pas les ressources suffisantes ou appropriées. Le modèle canadien de partenariats institutionnels pourrait servir d'exemple à un éventuel projet de plan partagé en Suisse romande.

Le Centre de conservation du Québec (CCQ) agit comme soutien lors de sinistres et travaille en matière de prévention en donnant des cours et en mettant à la disposition des institutions un plan de prévention des sinistres.

Une fois de plus, ce sont les Archives qui, au Canada, sont les plus dynamiques et les plus innovantes. Le Conseil Canadien des Archives (CCA) est chargé de gérer les subventions allouées par le gouvernement fédéral pour la préservation et de les distribuer à tout service d'archives, public ou privé, qui en fait la demande. Les propositions de projet sont sélectionnés dans la mesure où ils répondent aux principes de conservation préventive [33]. Le programme de prévention des sinistres et le plan d'urgence font évidemment partie des priorités du CCA. L'originalité de ces subventions tient dans le fait qu'elles sont "à frais partagés" : l'institution demandeuse s'engage à apporter une somme au moins égale à celle versée par le CCA, soit sous forme directe (apport financier), soit sous forme indirecte (en évaluant le temps consacré au projet par le personnel).

Notons encore que le leadership des Archives nationales du Canada pour l'émulation d’autres organismes se traduit par la mise en ligne de ses mesures d'urgences [36].

Ressources bibliographiques et webographiques pour le Canada

2.4.3. Australie

Le plan de sauvetage des collections de la Bibliothèque Nationale d'Australie (NLA) est un modèle du genre [40] : le premier plan a été rédigé en 1986, un an après qu’un incendie a fait comprendre que la bibliothèque n’était pas prête à réagir en cas de sinistre. En quinze ans le plan a été révisé plusieurs fois, de petits sinistres mettant en évidence des failles à corriger : cela rappelle qu’un plan n’est jamais définitif et que les responsables de ce plan n’auront de cesse de l’améliorer [38]. Avec de nombreuses autres institutions autraliennes, la NLA participe aux ateliers à la fois théoriques (comment mettre à jour un plan…) et pratiques (simulations de sinistres) organisés chaque année par le Disaster Australian Capital Territory Network (DisACT). Outre ces ateliers, le DisACT promeut la coopération entre institutions dans la lutte contre les sinistres.

Le Disaster Management Group du puissant consortium CAVAL [41] (Cooperative Action by Victorian Academic Libraries) propose aussi de nombreux ateliers, les services de consultants et offre la possibilité d’acheter le matériel d’intervention d’urgence.

Symptôme du dynamisme des bibliothèques australiennes dans le domaine de la planification d’urgence, l’Australian Library Gateway (ALG), plate-forme donnant sur plus de 5'400 bibliothèques, offre un accès direct au plan catastrophe des bibliothèques, fort nombreuses, qui en possèdent un.

Références bibliographiques et webographiques pour l'Australie :

2.4.4. Etats-Unis

Réseaux et méta-réseaux

Aux Etats-Unis, bibliothèques et archives travaillent souvent main dans la main et s'organisent généralement par Etat pour élaborer des programmes d'assistance mutuelle en cas de catastrophe. Si l'on essaie d'analyser le fonctionnement de ce type d'organisation on remarque qu'il s'agit souvent de réseaux de réseaux.

Comment fonctionne l'un de ces réseaux ? Prenons l'exemple de Inland Empire Libraries Disaster Response Network (IELDRN) [51] qui est un réseau coopératif de bibliothèques publiques et universitaires (une vingtaine) dans les comtés de San Bernadino, Riverside et de Los Angeles Ouest.

La mission générale du IELDRN est d'organiser une aide mutuelle pour prévenir les catastrophes et réagir en cas de catastrophe. Cette mission se décline en sous-missions :

• aider les institutions-membres dans la mise en place du plan d'urgence ; on trouvera d'ailleurs sur le site de l'IELDRN une synthèse power-point portant sur la planification d'urgence, un modèle de plan catastrophe et un formulaire pour l'analyse des risques ;
• organiser des ateliers et des séminaires pour apprendre à faire face à un sinistre ;
• acquérir de manière coopérative les équipements et fournitures nécessaires à la récupération ;
• diffuser à toute bibliothèque intéressée des listes de fournisseurs, de personnes-ressource, et des bibliographies ;
• mettre sur pied des équipes spéciales pour traiter de problèmes spécifiques ;
• servir de modèle et encourager le développement de réseaux du même type.

Pour faire partie du réseau, le directeur de l'établissement faisant la demande doit signer le contrat d'Aide mutuelle, verser 150 $, soit 240 FS, et nommer un représentant compétent en matière de gestion des catastrophes et décidé à soutenir les activités du réseau. Le contrat d'Aide mutuelle stipule que :

• les contractants partagent les frais d'équipement nécessaire pour sauver les collections des institutions (si une institution possède déjà du matériel, elle peut le donner). Ce matériel devient propriété commune et ne peut être utilisé qu'en cas d'urgence ;
• le matériel est stocké dans deux gros conteneurs, sur deux sites différents ;
• le contrat se renouvelle chaque 5 ans ; les contractants peuvent se retirer à tout moment du réseau (préavis de 30 jours) mais ne pourront exiger le remboursement de leurs contributions ;
• en cas de sinistre les contractants s'engagent à aider l'institution sinistrée si elle en fait la demande ;
• en cas de dissolution du réseau d'aide en cas de sinistre, les équipements fournis par les institutions leur seraient rendus à hauteur de leurs contributions.

L'efficacité de cette aide mutuelle a été démontrée à l'occasion d'un puissant tremblement de terre (5.5) qui a touché l'une des blibiothèque membre en 1990 : grâce à l'équipe envoyée par les membres du réseau, il n'a fallu que 10 jours pour remettre en rayon plus de 300'000 livres.

Rôle des associations, fondations et organisations

A l'échelle nationale, de puissantes associations comme l'American Library Association (ALA), Research Library Group (RLG) ont joué un rôle essentiel de sensibilisation à la gestion des sinistres. Elles sont relayées par des fondations (subventions du National Endowment for Humanities, des fondations Mellon, Getty…) et par des organismes officiels comme le Federal Emergency Management Agency (FEMA) qui peut prendre en charge jusqu'à 50% du coût des plans. La FEMA est l'initiatrice de la fameuse "Roue des procédures d'intervention et de sauvetage en cas d'urgence" (The Emergency Response and Salvage Wheel) distribuée à plus de 45'000 institutions dans le monde. Sur une face de la roue, les démarches à entreprendre avant, pendant et après le sinistre sont présentées ; sur l'autre face sont décrites les techniques de sauvetage propres aux différents types de collections.

La Bibliothèque du Congrès n'est pas en reste puisque son site propose des directives très précises pour l'établissement complet d'un plan d'urgence [52].

Les associations et organisations régionales sont nombreuses. Les plus riches en ressources portant sur la gestion des catastrophes sont le Northeast Document Conservation Center (NEDCC) [54] et le Southeastern Library Network (Solinet) [55]. Mais c'est Conservation on Line (CoOL), un projet réalisé par les bibliothèques de l'Université de Stanford, qui est la plaque tournante de la majorité de ces associations. CoOL est une bibliothèque virtuelle impressionnante proposant des informations en texte intégral sur la conservation et le thème des plans catastrophe est très largement représenté [53].

Ressources bibliographiques et webographiques pour les Etats-Unis :

2.5. Conclusion

Ce survol est bien évidemment incomplet. Pour l'Europe, la visite du site de l'European Commission on Preservation and Access" (ECPA) permettra de combler ces lacunes. C'est d'ailleurs cette commission qui, à partir de 1993, a mis la problématique de la gestion des catastrophes au premier plan de la politique de conservation des bibliothèques.

On peut faire remarquer que les pays dont les bibliothèques ont peu été touchées par de gros sinistres ont pris un retard qu'elles essaient actuellement de combler : c'est, semble-t-il, le cas de la Suisse, de la France et de l'Allemagne.

Les bibliothèques et archives d'Amérique du Nord et du Canada, après quelques efforts individuels, ont tissé des réseaux, mis en commun des ressources et développé des programmes d'urgence partagés. L'efficacité de ce type de collaboration n'est plus à prouver.

  3. TYPOLOGIE DES PLANS CATASTROPHE

Pourquoi faire une typologie ? Pour déblayer le terrain bibliographique, aiguiller dans les choix des références en les redistribuant et en opérant des choix. Une institution désirant rédiger un plan catastrophe ne va pas l'inventer, le créer "ex nihilo". Elle va faire une analyse des risques et s'inspirer d'un plan existant en l'adaptant à ses besoins. Une petite institution sans financement aura d'autres besoins (et contraintes) qu'une grande, et donc recours à d'autres ressources. Des institutions désirant se regrouper pour produire un plan-catastrophe partagé pourront s'inspirer d'un plan déterminé mais auront peut-être avantage à produire un modèle de plan que chaque institution adaptera ensuite à ses besoins…

On peut distinguer trois types de plans d'urgence : les plans proprement dits, les modèles de plan et les guides d'élaboration de plan. Quant au contenu, ils sont soit "spécialistes" (traitent 1-2 types de sinistre) soit "généralistes" (traitent plusieurs types de sinistre).

• Les plans proprement dits. Ils sont produits par les institutions elles-mêmes et sont à l'usage de l'institution qui l'a produit : il s'agit de plans "ad hoc", ils ont une validité locale. Ces plans mettent l'accent sur les processus et contiennent souvent des diagrammes de flux permettant de prendre des décisions (modèle logique chaîné : si tel événement alors telle réaction), ils proposent des schémas de déroulement. La structure de ces plans est rigide : que faire lors du déclenchement du sinistre, pendant le sinistre et après le sinistre. Ces plans tiennent compte de toutes les spécificités de l'institution : le bâtiment, les collections, les personnes ressources à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution. Ces plans ne traitent pas (ou peu) de la prévention, ce n'est pas leur objet. Ces plans sont toujours "spécialistes". Ils s'obtiennent (plus ou moins facilement) en contactant les institutions qui les ont produits. Certains de ces plans sont confidentiels ou ont une diffusion restreinte étant donné qu'ils donnent des informations sur la sécurité des bâtiments ou ont une version web amputée. Il convient de s'inspirer d'un plan d'une institution lorsque les deux institutions partagent beaucoup de points communs. A ce moment-là le plan existant peut parfaitement fonctionner comme modèle de plan.

• Les modèles de plan. Les modèles de plan comportent généralement deux sections qui traitent d’abord des mesures de prévention, puis de l’intervention en cas de sinistre. Les modèles de plan proposent des formulaires que l'institution va pouvoir moduler et adapter à ses besoins. Le plan d’urgence se constitue dès lors en remplissant les espaces vierges des formulaires. Ceci permet d'économiser une large part du temps qui aurait été employé à la recherche des éléments qui composent le plan d’urgence, ainsi qu'à l'écriture du texte. Le travail de plusieurs semaines peut, de cette manière, être réalisé en quelques jours. Ils présentent aussi l'avantage de pouvoir être utilisés par des institutions différentes moyennant quelques adaptations. Désavantage : les procédures y sont évidemment moins détaillées que dans les plans "ad hoc".

• Les guides d'élaboration de plan. Ces derniers sont de loin nombreux. Ces manuels s'adressent aux personnes chargées d'organiser la lutte contre les sinistres et dispensent des principes directeurs : orientations et recommandations sur la façon de se préparer à affronter un sinistre. Comme les modèles de plan, ces guides traitent d’abord des mesures de prévention, puis de l’intervention en cas de sinistre et enfin de la récupération. Ces ouvrages sont souvent dotés d'annexes copieux qui contiennent des formulaires tirés de plan catastrophe et des listes d'adresses de prestataires de biens et services en cas de sinistre. Ces guides sont pour la plupart américains.

4. DÉFENSE DE L'UTILITÉ D'UN PLAN PARTAGÉ ROMAND

4.1. Pourquoi une institution a-t-elle besoin d'un plan ?

Avant de s'engager dans un partenariat, l'institution devra être fermement convaincue qu'elle a besoin d'un plan. Cela peut paraître trivial mais l'expérience montre que des poches de résistance ne manquent pas de se former et que des discours du type "On a des choses plus importantes à faire" ou "Nos mesures de sécurité sont telles que nous ne risquons rien" se font entendre. Le travail de persuasion (aussi bien à l'intérieur de l'institution qu'à l'extérieur, aussi bien auprès du personnel que des autorités de tutelle) devra utiliser tous les arguments à disposition car il n'est ni simple ni évident de consentir à un investissement important dans un plan dont on espère ne jamais devoir se servir. Quels arguments peut-on avancer pour défendre l'utilité d'un plan catastrophe ? En voici une liste non exhaustive :

- L'argument emphatique : faire une liste des catastrophes qui ont touché des bibliothèques aura pour effet de gommer le contre-argument "cela ne peut pas nous arriver". Par exemple :

L'exemplarité de ces catastrophes ne doit pas faire oublier que les "petits" accidents, beaucoup plus fréquents, peuvent causer des dommages considérables aux collections si les réactions ne sont pas diligentes et adéquates, bref si elles ne sont pas régies par un plan de sauvegarde des collections.

- L'argument d'autorité : rappeler l'engagement des grandes organisations internationales comme le "Comité International du Bouclier Bleu" qui se veut l'équivalent de la Croix-Rouge pour les biens culturels ou comme l'ECPA qui a convaincu bon nombre de bibliothèques nationales européennes de se munir d'un plan catastrophe.

- L'argument statistique : un incendie se déclare chaque 8 minutes en Suisse ; en 2000 les incendies ont causé des dégâts pour 250 millions dans les 19 cantons avec ECA ; les bâtiments administratifs, publics, et ceux consacrés à la culture et au sport représentent, pour la même période, 5.6 % des sinistres, soit 9.2 % en terme de dommages ; dans le canton de Vaud, toujours pour l'incendie et l'an 2000, il y a eu 7'185 demandes d'indemnités à l'ECA et les montants des dommages sont présumés à 58'579'492 francs.

Les statistiques canadiennes sont plus "parlantes" puisqu'elles affinent l'analyse en donnant des chiffres portant uniquement sur les musées et les bibliothèques : ainsi en 1990, il y a eu 44 incendies, provoquant 10 blessures et 3'211'084 dollars de pertes immobilières (il n'est pas tenu compte dans ces chiffres des dégâts faits aux collections).

- L'argument légal : les cantons doivent appliquer la Loi fédérale du 6 octobre 1966 sur la protection des biens culturels. Constatant que les mesures élémentaires n'étaient pas toujours prises "l'Office fédéral de la protection civile a-t-il élaboré une liste des mesures imposées aux propriétaires de biens culturels pour limiter sensiblement les dégâts que peut causer un sinistre". Une collection de texte légaux est réunie dans le classeur annexé.

- L'argument comparatif : la différence entre un sinistre se déclarant dans une institution avec un plan de sauvegarde et un sinistre dans une institution sans plan est éloquente :

Il n'existe malheureusement pas de données permettant de chiffrer, après une catastrophe, l'économie réalisée par une bibliothèque qui aura mis en œuvre son plan de sauvegarde. Notons encore qu'un plan en cas de catastrophe ne permet pas seulement de limiter l'ampleur d'un sinistre, il réduit aussi au minimum l'interruption des services de la bibliothèque.

- L'argument financier est à utiliser avec prudence car il est à double tranchant. D'un côté on peut affirmer que la planification de la lutte contre les sinistres n'est pas une opération très onéreuse : elle ne coûte pratiquement que le temps que le personnel doit dégager pour s'y consacrer et les équipements d'intervention rapide. Le tableau suivant permettra de vérifier cette assertion :

Durée du projet

Heures/Personnel

Coûts (personnel externe et matériel)

Bibliothèque Nationale Suisse

16 mois (mars 1994-juillet 1995)

620 heures BNS

900 heures externe

38'000 (personnel externe et matériel)

Archives de la Ville de Genève

12 mois (1999)

? (travail réalisé à temps partiel par une historienne)

1'000 (estimation pour le matériel)

BCU Lausanne (Riponne)

10 mois (2001)

200 heures BCU

50 heures externe (mais à la charge de l’Etat de Vaud)

4'000 (8 boîtes de matériel Picket)

1'500 (exercice-test projeté avec les pompiers)

D'un autre côté, ces calculs ne tiennent pas compte des coûts occasionnés, en amont, par les mesures préventives : l'analyse des risques aura peut-être conduit à améliorer la maintenance, les bâtiments et le matériel. Ils ne tiennent pas compte non plus, en aval, des coûts qu'engendreraient les opérations de sauvetage et de reconstitution des collections.

- L'argument scientifique : lors du sauvetage, il s'agit d'identifier à quel type de matériel, à quel genre et intensité de dégât on a affaire. Cette identification permettra de choisir le traitement adéquat (séchage à l'air, congélation, traitement spécial). Ainsi, par exemple, les documents très mouillés vont se déformer en quelques heures et se coller : ils doivent être congelés d'urgence (6 à 8 heures) si l'on veut éviter de grosses déformations. Si on ne les congèle pas sous 24 à 48 heures, les micro-organismes vont proliférer… Seul un plan de sauvegarde détaillant les protocoles d'intervention est en mesure de répondre à ce contre-la-montre.

4.2. Pourquoi et pour quoi un partenariat entre institutions romandes ?

On a vu que les réseaux américains de "réponse aux désastres" étaient efficaces et que la collaboration entre les Archives et la Bibliothèque nationale du Canada était fructueuse. On a vu aussi qu'en Suisse romande, il y a un intérêt cyclique pour les plans d'urgence du type J'y pense et puis j'oublie : travailler en groupe permettrait de vaincre l'éventuelle inertie interne des institutions prises séparément. De plus, même si une institution élabore, seule, son propre plan, celui-ci risque bien de rejoindre un tiroir et d'être oublié : or un plan qui n'est pas constamment remis à jour et testé est un plan inutile. Travailler en réseau permettrait d'éviter ce dernier piège. Plus généralement, un partenariat entre les institutions romandes serait l'occasion de partager les préoccupations de la gestion des urgences dans le contexte de la gestion du patrimoine culturel romand et d'établir, dans la durée, des liens structuraux entre les personnes engagées dans la conservation du patrimoine culturel. L'intérêt d'une coopération entre institutions "similaires" (paper-based) et géographiquement proches est évident : intérêt aussi bien lors d'un éventuel sinistre que pour la mise sur pied des mesures préventives et de l'élaboration d'un plan de sauvegarde.

On peut donc fort bien imaginer une coopération entre les bibliothèques et archives romandes qui pourraient profiter des infrastructures existantes (Rero, groupes PAC, associations d'archivistes). Les avantages seraient à la fois économiques (partage des coûts) et scientifiques (mise en commun des compétences). Listons les missions et les prestations que pourrait fournir ce réseau romand ainsi que les avantages qui en découleraient :

• Sélection commune de prestataires de services et de fournisseurs : un groupe peut plus facilement négocier un contrat. Rappelons que le travail de sélection a déjà été effectué par les Archives de la Ville de Genève et par la BCU de Lausanne.

• Achats groupés de matériels (caisses de picket) : des achats coopératifs permettraient d'éviter que chaque institution achète ses propres équipements d'intervention rapide. Le "Mutual aid agreement" du IELDRN pourrait servir de modèle.

• Elaborer, partager, et mettre à l’essai les mesures d’urgence pour la protection des collections des bibliothèques et des archives.

• Les plus grandes bibliothèques pourraient jouer un rôle de tutorat par rapport aux plus petites : dispense de conseils, sensibilisation à la gestion des catastrophes. L'association française AGIR a eu en 1992 une initiative originale en éditant Etats d'urgence [14]. Ce guide de mesures d'urgence pour bibliothèques dont la couverture est un pastiche de la collection Série Noire de Gallimard narre les aventures d'une responsable de bibliothèque qui, sans préparation aucune, doit affronter tour à tour le feu, l'eau et les champignons. Tels des encarts publicitaires apparaissant au fil des catastrophes, les mesures à prendre sont insérées dans le récit. Idéal pour les petits établissements, ce "roman catastrophe" est gratuit. Un projet de ce type pourrait être envisagé en collaboration, par exemple, avec les éditions Zoé : le format des livres de la collection Minizoé serait idéal.

• A court terme, recherche commune de locaux de repli pour le déstockage en cas de sinistre : les institutions membres du réseau proposent les locaux d'entreposage dont elles disposent et s'engagent à les mettre à disposition d'une institution victime d'un sinistre. A terme, financement partagé d'un local de repli unique pour la Suisse romande, voire d'une installation de lyophilisation. Il s'agit donc d'établir des liens avec d’autres établissements et organismes voués à la protection des biens culturels (Association pour le patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud, Patrimoine romand, Nike…), ainsi qu'avec les autorités locales, cantonales et fédérales.

• Sur demande d'une institution sinistrée, mise à disposition du personnel d'intervention d'urgence, des installations d'entreposage et des équipements d'intervention rapide. Le "Protocole d'entente" des Archives et de la Bibliothèque nationale du Canada, qui définit en outre les modalités de remboursement de l'institution "emprunteuse" aux institutions "prêteuses", pourrait servir de modèle.

• Ce type de collaboration pourrait, à terme, s'élargir aux musées.

4.3. Organisation structurelle du réseau et mise en œuvre

On peut objecter que la liste dressée au point précédent risque de rater l'effet recherché (défendre l'utilité d'une collaboration entre institutions romandes) tant elle multiplie les missions de ce réseau. Ce côté Catalogue des 3 Suisses tient au fait que cette liste ne donne aucune indication quant aux possibles modalités d'effectuation de ce réseau. On atteint là les limites de ce travail car un réseau de collaboration entre institutions ne se construit pas "in abstracto", ni "ex abrupto" : cela signifierait que le chemin qui mène à la résolution commune du problème de la gestion des catastrophes est déjà tout tracé. Ce réseau ne pourra se monter que "in concreto" et par paliers. On peut cependant lui imaginer une hypothétique "charpente" et un "démarrage" :

• Niveau romand (méta-réseau). Les responsables des bibliothèques "faîtières" des cinq cantons membres de Rero (BCU Fribourg, BCU Lausanne, BPU Genève, BPU Neuchâtel, Médiathèque Valais) acceptent l'idée d'un partenariat dans le domaine de la planification d'urgence, décident des grandes lignes (définition des objectifs et des missions), s'engagent à doter leur institution d'un plan de sauvegarde des collections (selon un calendrier à respecter) et à créer une synergie avec leurs pairs des Archives.

• Niveau cantonal (5 réseaux). Les responsables de la conservation des bibliothèques faîtières et les responsables des Archives cantonales (ou d'Etat ou de la Ville) de chaque canton :

• utilisent le modèle de plan pour l'adapter à leur institution et le font connaître aux autres établissements de leur canton par le biais des "canaux" Rero et des Associations d'archivistes ;
• mènent une campagne de sensibilisation à la gestion des catastrophes à l'intention des autres institutions et des autorités locales et cantonales concernées.

  5. CONCLUSION

L'usage immodéré, dans le chapitre précédent, de verbes au conditionnel (les institutions romandes pourraient…, cela permettrait de…) contraste fortement avec l'indicatif utilisé pour décrire les plans partagés et les réseaux canadiens ou américains… Cet état de la question des plans de sauvegarde des collections en cas de catastrophe n'a peut-être pas assez insisté sur le fait que les institutions qui se sont regroupées l'ont fait naturellement, parce que l'évidence s'est imposée qu'elles avaient tout intérêt à faire front commun contre l'hypothèse d'un sinistre. Cette évidence s'imposera en Suisse romande aussi.

D'un côté donc : des centaines d'institutions - bibliothèques, archives, musées - réparties en Suisse romande. Des institutions aux typologies différentes, de tailles diverses, avec des mandats différents, dotées de collections qui leur sont propres mais toutes axées sur l'objectif de diffuser leur savoir aux différents publics qu'elles servent.

De l'autre : des autorités locales et cantonales qui ont la responsabilité d'assurer la préservation du patrimoine.

Telle est l'équation que pourraient aider à résoudre les bibliothèques, les archives et les musées si ces institutions mettaient en place une politique commune en matière de préservation. Un partenariat dans la gestion des catastrophes serait déjà un grand pas dans cette direction.

6. BIBLIOGRAPHIE

- Greffe, Xavier, La gestion du patrimoine culturel, Paris, Anthropos, 1999.

- Kinney, Lisa F., Lobby for your library : know what works, Chicago, ALA, 1992.