Une longue histoire

En réalité, Unidoc n'est ni un nouveau venu, ni un parfait inconnu puisque, outre Unicom qui a parrainé le projet, de nombreux services se sont penchés sur son berceau : le Centre informatique, les Relations internationales et le Service d'orientation et conseil.

Un petit retour en arrière mettra en lumière les tenants et les aboutissants de ce projet complexe. Tout est parti d'une séance de réflexion sur l'avenir des publications destinées aux futurs et/ou nouveaux étudiants, à savoir :

• L'Enseignement produit par le Service d'orientation et conseil (SOC),
• Les Brochures ECTS réalisées par les Relations internationales (RI),
• Bienvenue à l'UNIL du Service des affaires socioculturelles (SASC),
• S'inscrire à l'UNIL géré par le Bureau des immatriculations et inscriptions.

Deux de ces publications (L'Enseignement et les Brochures ECTS) présentent un contenu pratiquement identique, que ce soit dans les paragraphes introductifs, comme dans les listes de cours. Ces informations, fournies directement par les Facultés, sont mises en page chaque année et doivent être corrigées deux fois : un travail à double assez peu gratifiant.

De plus, il existe depuis 1999 un système informatisé de gestion des cours, nommé SylviaWeb, géré par le Groupe développement du Centre informatique. D'abord utilisé par la seule Faculté des sciences, SylviaWeb a su au cours des années s'étendre au sein des autres facultés, et les programmes de cours sont peu à peu introduits dans ce logiciel.

Deux filières de diffusion se trouvent ainsi en concurrence : une filière papier et une filière informatique sans grandes interactions entre elles. La conclusion est évidente : il faut trouver un moyen de récupérer les données contenues dans SylviaWeb, pour les utiliser de manière adaptée aux supports choisis, qu'ils soient web ou papier.

Une aventure à rebondissements

Unidoc va dès lors connaître une longue aventure. Le Centre informatique n'ayant pas les ressources nécessaires pour s'occuper lui-même du développement, un mandat fut confié à une entreprise extérieure à l'UNIL : IWare, filiale de PubliGroupe SA, installée à Morges.

Le SASC et le Bureau des immatriculations n’étant pas directement concernés, ils se retirèrent du projet qui resta entre les mains du SOC et des RI. Unicom se chargea de la coordination. Le Centre informatique, en tant que gestionnaire de SylviaWeb, apporta également son soutien technique.

Pour vérifier l'efficience du projet, le Rectorat exigea la réalisation d'un prototype limité à une seule Faculté avant d'attribuer le budget de développement global. D'autres événements, comme l'arrivée du système de gestion de contenu web Jahia ou l'adjonction de l'Annuaire téléphonique au cahier des charges, expliquent le temps écoulé depuis le lancement du projet en mai 2001.

Comment ça marche ?

Nous voici donc pratiquement arrivés au terme de nos efforts : Unidoc se porte bien, et malgré quelques défauts de jeunesse en voie d'être corrigés, il a déjà connu les feux de la rampe. Une séance de présentation proposée à l'ensemble des Facultés, au Rectorat et à certains services centraux, ainsi que cet article, contribuent à le faire connaître avant sa sortie officielle prévue pour la fin du mois de juillet.

Mais de quoi s'agit-il exactement ? Pour être simple, disons qu'Unidoc se compose de trois volets : un volet «administratif» qui ne concerne qu'une poignée de personnes, mais qui permet l'existence des deux autres volets que l'on pourrait qualifier de «publics» : l'interface web et la gestion des publications.

Le cœur du système repose toujours sur SylviaWeb. Ni le système de saisie, ni les fonctionnalités de cette application n'ont été touchés. Seul ajout, l'existence d'un flux XML qui est dirigé, une fois par semaine, sur un serveur. Je précise ici que seule la partie «Enseignements et plans d'étude» est concernée, rien n'est utilisé au niveau du «Dossier de l'étudiant».

Arrivé à destination, cet immense flux est partitionné en autant de «fragments» qu'il y a de cours à l'UNIL. Ces fragments sont ensuite traités (requêtes, clés de tri, styles, etc) pour obtenir des documents HTML et PDF, destinés à la consultation web comme à l'impression papier.

Ce système a permis de revoir entièrement l'interface de consultation des enseignements sur le web. Désormais, l'étudiant définit son profil selon trois critères : Faculté, discipline et niveau d'étude. Il obtient ainsi toute une série d'informations dynamiques qui lui sont spécialement destinées. Il peut également consulter son horaire semaine après semaine.

Définition du profil par l'étudiant

Cette possibilité est particulièrement intéressante pour les étudiants inscrits en Faculté des lettres, pour lesquels il est très difficile de concilier les horaires de leurs trois branches d'études. Si le choix du bon cours à suivre nécessitera toujours autant de réflexion, l'horaire en format agenda leur permettra par contre de visualiser rapidement les collisions ou les éventuelles plages libres.

Un exemple d'horaire en Faculté des lettres

Second volet des opérations, la rentrée 2004 verra la première parution du nouvel Annuaire de cours. Réalisée comme l'Annuaire téléphonique de manière entièrement automatique, cette publication offrira pour chaque Faculté un catalogue complet de ses enseignements. Cette nouveauté permettra, d'une part, la mue de L'Enseignement qui n'aura plus besoin de contenir de listes de cours et qui deviendra Etudier à l'UNIL, d'autre part, la disparition des Brochures ECTS.

Deux exemples de publications générées automatiquement :
l'Annuaire téléphonique et l'Annuaire des cours

Développements futurs

Un projet informatique ne s'achève jamais totalement lors qu'il arrive à son terme. Trois idées nous tiennent particulièrement à cœur et pourront éventuellement faire l’objet de développements futurs :

1. L'intégration d'Unidoc dans le portail MyUNIL. L'étudiant n'aurait ainsi plus besoin de définir son profil, puisque celui-ci serait connu dès la saisie du mot de passe : la consultation serait encore simplifiée.
   
   
2. L'adaptation de l'interface web aux sites des Facultés, afin que celles-ci puissent offrir une consultation adaptée à leurs besoins et à leur ligne graphique.
   
   
3. L'adaptation de l'Annuaire des cours au souhait de chaque Faculté. Cette année, la première version sera standardisée pour l'ensemble de l'UNIL, mais dans les années futures, chaque Faculté devrait pouvoir choisir ses propres clés de tri afin que le document soit le plus utile possible pour ses étudiants. Notre tournée de présentation nous a permis de constater que, sur ce point, il y avait une grande diversité d'opinions.