La situation actuelle

Les adresses électroniques de l'UNIL ont actuellement la forme logique :

Prenom.Nom@unite.unil.ch

où l'unité (institut, centre, service, faculté) est celle à laquelle l'utilisateur est rattaché contractuellement. Pour les étudiants, une seule unité est utilisée : «etu».

Les problèmes liés à cette forme d'adresse

L'apparition de l'unité dans l'adresse actuelle pose divers problèmes :

Modification de statut
L'adresse électronique est modifiée en cas de changement du statut de la personne, ce qui peut arriver à plusieurs reprises durant sa vie universitaire (étudiant devenant assistant, voire temporairement étudiant-assistant ; changement d'unité ; changement de nom de l'unité ; etc.). Même si le système mis au point garantit la validité de l'ancienne adresse durant une année, ces changements sont pénalisants pour les personnes ayant diffusé largement leur adresse.

Recherche d'adresse
Pour une personne externe ne connaissant pas la structure administrative de l'UNIL, et encore moins les abréviations utilisées en interne, il est difficile de «deviner» l'adresse - pourtant dite «logique» - d'un correspondant à l'UNIL.

Cohésion interne
L'inhomogénéité de cette forme d'adresse nuit à l'image d'une institution soudée et va donc à l'encontre de la nouvelle stratégie de communication récemment élaborée.

Ce qui va changer

Pour pallier les différents problèmes de l'adressage actuel, une transition vers la forme simplifiée :

Prenom.Nom@unil.ch

sera effectuée au 1er octobre 2004 pour tout membre de la communauté universitaire, étudiants compris.

Il est à noter que cette forme simplifiée de l'adressage électronique a été adoptée par de nombreuses institutions comparables à la nôtre ; en Suisse, c'est déjà le cas dans la majorité des hautes écoles.

Qui sera touché ?

Cette transition, approuvée par le Rectorat, sera appliquée à toutes les unités administrativement rattachées à l'UNIL, y compris celles qui ne le sont que partiellement (interuniversitaires). Pour les institutions externes liées par convention, des exceptions pourront être tolérées. L'ancienne adresse faisant apparaître leur nom sera conservée pour les institutions suivantes :

Toute demande supplémentaire est réservée aux institutions externes et doit obtenir l'aval du Rectorat.

Les problèmes de la transition et leur solution

Au registre des problèmes liés à une telle transition, nous pouvons mentionner:

L'homonymie
L'unicité de l'adresse e-mail doit être garantie. Le membre de droite («unil.ch») de l'adresse étant le même pour tous, c'est donc le membre de gauche («Prenom.Nom») qui doit assurer cette unicité, ce qui fait ressortir la problématique de l'homonymie.
Les cas d'homonymie ne sont pas aussi nombreux que l'on pourrait le penser a priori : on en dénombre actuellement 12 (sur près de 15'000 adresses valides). Pour régler ces cas, la stratégie suivante sera utilisée : un chiffre (2, 3, …) sera apposé au nom, par ordre d'ancienneté. Ainsi, si M. Jean Bon de Sévery a reçu son adresse email UNIL en 1999 et que M. Jean Bon de Lausanne l'a reçue en 2004, alors leurs adresses dans le nouveau système seront Jean.Bon@unil.ch et Jean.Bon.2@unil.ch, respectivement. Une certaine souplesse est admise pour les cas d'apparition d'un chiffre après le nom : d'entente avec la personne lésée, et pour autant que l'unicité soit garantie, une légère adaptation du nom (ou du prénom) est autorisée ; dans notre exemple, la personne lésée pourra utiliser son surnom «Jam» en guise de prénom.

Le changement
Il n'est bien entendu agréable pour personne de changer d'adresse et, de ce fait, de devoir avertir tous ses correspondants - pour autant que cela soit possible, ce qui n'est pas le cas pour une adresse publiée dans une revue, par exemple - et adapter les imprimés (papier à en-tête, cartes de visite). Les avantages de la nouvelle forme compensent toutefois ces désagréments qui n'apparaîtront plus à l'avenir, quelles que soient les modifications de statut des personnes au sein de l'Université.

Afin d'atténuer les effets néfastes liés à un changement d'adresse, les anciennes adresses resteront valides durant une année à compter de la date de transition, soit jusqu'au 30 septembre 2005. Vous avez donc le temps de signaler les changements ; mais n'attendez pas trop!