Sympa, c’est quoi ?

Le logiciel Sympa (SYstème de Multi-Postage Automatique) est un serveur de listes de diffusion. Pour un utilisateur, Sympa propose toute la panoplie des services classiques dans ce domaine : envoi d'un message sur une liste, abonnement et désabonnement à une liste, consultation des listes auxquelles l'utilisateur est abonné, etc. Les fonctions disponibles sont nombreuses ; toutefois, pour chacune d’elles, le responsable d'une liste peut imposer des restrictions.

Pour le propriétaire (ou le responsable) d'une liste, l'ensemble des fonctionnalités paramétrables est extrêmement riche, ce qui peut rendre complexe la gestion d'une liste.

Au Centre informatique, Sympa est installé sur une machine virtuelle Linux entièrement dédiée à ce système (sympa.unil.ch). L'installation (Apache, SSL, Perl, Exim, MySql) est relativement simple sur un système Linux pour ce logiciel écrit dans le langage perl. Cependant, la grande richesse des fonctionnalités disponibles rend la configuration plus complexe.

Le nouveau et l’ancien

Notre précédent système de listes de diffusion, Majordomo, est relativement ancien. Il a été développé avant l'invention du Web, et par conséquent n'a jamais vraiment intégré une interface Web. D'autre part, la sécurité, la qualité et la fiabilité de la messagerie électronique s'étant dégradée d'une manière inquiétante ces dix dernières années, Majordomo ne pouvait plus répondre à cette évolution sans qu'il nous soit nécessaire de «bricoler» régulièrement ce système.

Sympa est un logiciel plus moderne, développé par une équipe d'informaticiens français. Par rapport à Majordomo, il offre les avantages suivants :

• Sympa possède une interface mail similaire à Majordomo ; c'est-à-dire que les opérations peuvent être faites par l'envoi de commandes dans un message électronique adressé à sympa@unil.ch. Cependant, Sympa comprend aussi une interface Web intégrée permettant de réaliser toutes les opérations.
  
  
• Dans Sympa, l'utilisateur ou le gestionnaire de liste s'authentifie avec son username/mot de passe habituel de la messagerie UNIL ; il peut alors effectuer les opérations désirées selon le niveau d'autorisation qu'il possède. Les autres systèmes de listes définissent un mot de passe par liste et imposent à l'utilisateur de se re-authentifier pour chaque liste.
  
  
• Sympa comprend un ensemble de fonctionnalités très riche : traitement automatique des messages retournés, plusieurs niveaux de protection pour l'envoi sur la liste et pour la consultation de la liste, classement par catégories de liste, etc.
  
  
• Pour les listes autogérées, l'abonnement et le désabonnement sont traités de manière plus sécurisée ; il est difficile d'abonner quelqu'un à une liste sans son assentiment.
  
  
• Sympa est également capable de gérer des adresses e-mail externes à l'UNIL, soit directement, soit à travers le système d'authentification inter-universitaire Suisse.

Comment utiliser Sympa ?

L'utilisation des listes est techniquement très simple. Si le message que vous désirez envoyer respecte le règlement d’utilisation (format PDF), il vous suffit de choisir la liste désirée parmi la «liste des listes» disponible sur le site sympa.unil.ch.

Par exemple, pour la liste etudiants-xxx, l'adresse de la liste est etudiants-xxx@unil.ch ; depuis n'importe quel client de messagerie, on peut envoyer un message à cette adresse qui sera acheminé à tous les abonnés de la liste. Les instructions d'utilisation se trouvent sur le site du Centre informatique.

Il existe plusieurs niveaux de protection pour chaque liste :

Administration
Un ou plusieurs propriétaires sont définis pour chaque liste ; après authentification, ils ont alors tous les privilèges pour modifier les paramètres et les abonnés de la liste, sauf si la liste provient de l'application «associations et publications» de l'intranet administratif.

Visibilité de la liste sur le site Sympa
Le site Sympa affiche la liste des listes ; cependant, certaines listes ne sont pas affichées si la consultation est effectuée depuis l'extérieur du réseau de l'UNIL. Dans tous les cas, il est possible de s'authentifier pour avoir une visibilité maximum.

Restriction sur l'envoi depuis l'extérieur
Il est impossible d'envoyer un message sur la plupart des listes depuis un poste de travail extérieur à l'UNIL ou connecté au réseau sans fil. Si un tel envoi est tout de même effectué, un message d'erreur est retourné à l'expéditeur. Si cet envoi depuis l'extérieur est absolument nécessaire, il faut utiliser le Webmail.

Listes modérées
Certaines listes sont modérées. Cela ne change rien à leur utilisation : il suffit d'envoyer le message à l'adresse correspondante. Toutefois, le message n'est pas immédiatement distribué aux abonnés ; il est d'abord envoyé au modérateur, qui acceptera ou refusera l’envoi du message en fonction de critères de modération. Si le modérateur approuve l'envoi, il donne alors l'ordre à Sympa de le distribuer aux abonnés. L'expéditeur est avisé par e-mail que son message a été transmis au modérateur ; de même, il est avisé ensuite si le modérateur a refusé ou approuvé son message.

Pour savoir à quelles listes vous êtes abonné

Connectez-vous à sympa.unil.ch et authentifiez-vous (bouton login). Le site web affiche ensuite un bouton «Vos abonnements» en haut à droite.

Comment créer une liste ?

Il suffit de rédiger une demande en précisant aussi clairement que possible le genre d'utilisation de la liste et qui en seront les abonnés. La demande doit être envoyée à l'adresse listmaster@unil.ch ; elle sera alors traitée par le Centre informatique.

Il existe deux types de listes :

Les listes automatiques
Ces listes sont construites à partir de l'application «associations et publications», qui permet de générer des associations (groupes ou listes) de personnes selon de nombreux critères ; pour une association, il est alors possible de préciser qu'il faut en construire une liste e-mail. Sur le site Sympa, l'information d'une liste de ce type précise si elle est provient de «associations et publications». Les membres d’une telle liste ne peuvent pas s'y abonner ou désabonner eux-mêmes.

Les listes manuelles
Ces listes sont constituées directement dans Sympa. Suivant les paramètres, l'abonnement / désabonnement à une telle liste peut être libre ou totalement contrôlé par le propriétaire de la liste. Un utilisateur peut exiger d'être désabonné d'une liste en s'adressant au propriétaire.

La gestion des associations et de leurs listes e-mail

par Nathalie Chiva

L’application «associations et publications» permet de gérer des groupes de personnes pour en composer des associations. On peut composer une association avec des membres manuels (ajoutés un à un) ou automatiques (en spécifiant des critères précis, par exemple «étudiants de la Faculté de Théologie»), et des combinaisons de ceux-ci (par exemple, «étudiants de la Faculté de Théologie plus enseignants de la Faculté de Théologie plus Monsieur X plus Madame Y»).

Après avoir constitué une association, on peut exporter ses adresses pour des besoins divers (reprise dans des programmes de bureautique), imprimer les étiquettes des adresses des membres, ou créer une liste e-mail des membres.

Tout collaborateur de l'UNIL peut demander l'accès à l'application «associations et publications» pour la gestion de ses propres associations. Seuls le ou les propriétaires d'une association peuvent voir la liste des membres de cette dernière. Seul le Ci peut, sur demande de l'utilisateur, créer la liste e-mail d'une association et créer ou modifier les critères automatiques.