Au début mars 2020, la Coronacell était prête à se réunir sur le long terme, dans un local équipé, pour affronter la pandémie COVID qui arrivait à grands pas, avant de se confiner pour ne plus jamais se réunir en présence !
Coronacell ? C’est la cellule de conduite mise sur pied par la Direction pour l’assister dans le pilotage de la pandémie. Formée d’une dizaine de personnes, dont les vice-recteurs Giorgio Zanetti et Benoît Frund, elle réunit l’éventail de compétences nécessaires pour aborder la pandémie sous tous les angles requis. Pour Marc de Perrot et Pascal Baehler, respectivement secrétaire général de l’UNIL et chef du service UniSEP (Sécurité, Environnement, Prévention), et pour tous les autres membres de la cellule, c’est le début d’un marathon afin de répondre à trois défis : le fonctionnement à distance puis en mode hybride, la sécurité des personnes restées ou revenues sur le campus, les conséquences pour une communauté de 20’000 membres des constantes fluctuations d’une pandémie imprévisible.
En fonction des chantiers abordés par la cellule (enseignement, communication, RH…), chaque participant s’est investi avec une ténacité et un professionnalisme jamais démentis tout au long de cette crise interminable, que ce soit Adriano Barenco pour le Centre informatique, Etienne Fivat pour les RH, Emmanuel Sylvestre pour le soutien à l’enseignement, Yann Jeannin pour Unibat ou encore Philippe Gagnebin pour Unicom, avec tous les collaborateurs de leurs services…
Trois newsletters et un site web
« Pour piloter et tenir informés les milliers de membres de l’UNIL, le chantier communication a assuré la chaîne de transmission vers la communauté UNIL disséminée hors du campus, via trois newsletters hebdomadaires Enseigner, Travailler et Étudier et un site web de référence, constamment mis à jour », relate Marc de Perrot. Qui évoque en outre « l’investissement des décanats, en attente d’indications régulières et claires pour répondre aux besoins de leurs facultés, tels que l’enseignement à distance et les examens », précise-t-il, soulignant aussi une marge de négociation « qui a permis aux facultés une flexibilité minimale dans les modalités d’adaptation à la contrainte, en fonction de leurs spécificités ».
La cellule elle-même se base sur les informations, les adaptations et les décisions du Conseil fédéral, sur les indications du Conseil d’État et sur une collaboration avec la Direction générale de l’enseignement supérieur et le médecin cantonal. « Il faut noter que malgré les présences sur le campus, l’UNIL n’a jamais été un cluster de contamination », souligne le secrétaire général. La Coronacell a maintenu un suivi constant de la situation. « J’avais au moins un agent dans chaque bâtiment pour un suivi 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 », décrit Pascal Baehler, qui évoque quelques cas problématiques mais surtout une discipline bien communiquée, bien appliquée et bien suivie. Il faut dire que la cellule s’est efforcée de considérer toutes les implications des décisions communiquées, ceci pour les différents usagers. Un groupe d’adjoints a assuré en continu son secrétariat en traitant notamment les sollicitations individuelles adressées à la cellule.
Nous devions composer avec une double incertitude : l’évolution de la pandémie elle-même et ce que seraient les choix politiques pour y répondre. Avant de publier une option choisie, il nous fallait être sûrs qu’elle serait encore réalisable au moment de son entrée en vigueur.
Pascal Baehler
Chef du service UniSEP
Marc de Perrot
Secrétaire général de l’Université de Lausanne
Anticiper et s’adapter
Notre philosophie a été de « répondre le plus possible oui aux demandes qui nous parvenaient, dans des circonstances qui imposaient beaucoup de non », résume Marc de Perrot. Il n’empêche que le ressenti d’un manque d’anticipation dans la conduite a parfois été exprimé. Le secrétaire général explique : « Nous devions composer avec une double incertitude : l’évolution de la pandémie elle-même et ce que seraient les choix politiques pour y répondre. Avant de publier une option choisie, il nous fallait être sûrs qu’elle serait encore réalisable au moment de son entrée en vigueur. En outre, dans certaines situations, l’option de différer une décision a été une manière de garder ouverte la possibilité d’un assouplissement ultérieur ».
A quoi s’ajoute la taille de l’UNIL, qui induit malgré toute la flexibilité individuelle une inertie dont il faut tenir compte. Marc de Perrot rappelle que les activités d’enseignement reposent sur la prévisibilité : « Leurs conditions doivent être fixées préalablement, pour la durée d’un semestre au moins, alors que là, les cartes étaient constamment re-brassées en cours de partie ; nous avons ainsi dû renoncer à certains ajustements, rendus tardivement possibles, pour ne pas perturber les nouvelles routines auxquelles les gens s’étaient adaptés ». Tout cela n’a pas empêché l’institution de s’en tenir à un défi fou, selon Marc de Perrot, celui de ne pas réduire les objectifs d’enseignement.
Après une crise aussi longue, dont les premiers signes de sortie n’offrent encore aucune certitude, les membres de la Coronacell commencent à se projeter dans une prochaine séance qui les réunirait dans une même salle… et annoncerait peut-être la dissolution de cet outil de conduite inédit, né d’une situation extraordinaire.